Perché l’archivio non è uno specchio della casella
CercaPosta conserva i messaggi acquisiti anche quando non sono più presenti nella casella di origine. La sincronizzazione aggiunge nuove email e aggiorna le provenienze dei messaggi riconosciuti; non riproduce automaticamente ogni cancellazione della casella nell’archivio. Questa distinzione spiega perché puoi ritrovare una vecchia email dopo aver riordinato la posta.
Acquisizione e sincronizzazione incrementale
Il primo passaggio acquisisce i messaggi compresi nel perimetro configurato. I passaggi successivi ripartono dallo stato mantenuto dal connettore, per cercare i cambiamenti senza rileggere inutilmente tutto lo storico. Tempi e avanzamento dipendono dal volume, dal server email e dai limiti del servizio.
L’archivio non può conservare un messaggio che non ha mai acquisito. Un’email eliminata prima del primo passaggio, o in una cartella esclusa, non diventa disponibile solo perché hai collegato la casella.
Un messaggio, più provenienze
La deduplica riconosce messaggi già acquisiti. Se trova un’email nota in un’altra sorgente o posizione, può aggiungere quella provenienza invece di creare una nuova copia del contenuto. Per questo i contatori di elementi esaminati e nuovi messaggi non coincidono necessariamente.
La collocazione nell’archivio può inoltre essere configurata dall’utente. I percorsi della casella e quelli mostrati in CercaPosta non devono essere identici: una destinazione o una regola di instradamento può organizzarli diversamente.
Cancellare dalla casella non cancella dall’archivio
Scorri la tabella in orizzontale per leggere tutte le colonne.
| Evento sulla sorgente | Conseguenza da considerare |
|---|---|
| Arriva una nuova email | Può essere acquisita al passaggio successivo, se inclusa |
| Un’email già acquisita viene eliminata | La copia nell’archivio rimane |
| Un messaggio compare in un’altra posizione | La deduplica può riconoscerlo e aggiungere la provenienza |
| Cambia il percorso di una cartella | Vanno ricontrollate esclusioni e regole legate al percorso |
La riorganizzazione delle cartelle dell’archivio è un’operazione distinta dalla modifica della casella. Non usare le cancellazioni sulla sorgente come procedura per rimuovere dati da CercaPosta.
Archivio e backup hanno scopi diversi
L’archivio serve a consultare e ricercare contenuti. Il backup serve a ripristinare un sistema o i suoi dati dopo un problema. Anche un archivio richiede backup e una procedura di ripristino coerente con l’installazione scelta.
Le politiche di conservazione e cancellazione dell’archivio devono essere definite dall’organizzazione. Per i ruoli e il trattamento dei dati consulta l’informativa privacy. Per il comportamento specifico dei connettori, compresa l’opzione POP3, vedi sorgenti e formati.
Le cartelle nell’archivio dimostrativo
Questa ripresa mostra l’organizzazione risultante dall’importazione del PST demo: Tutte le cartelle contiene 5.000 messaggi; il ramo Commerciale ne contiene 750 e la sottocartella Studio Aurora 96. Cambiare cartella restringe l’elenco consultato senza spostare i messaggi. Il video passa da tutte le cartelle al cliente, al ramo Commerciale e poi torna all’archivio completo.
I contatori si riferiscono a questa struttura sintetica. La ripresa illustra la consultazione delle cartelle, non una sincronizzazione con una casella esterna.
Leggi la trascrizione del video
In CercaPosta, tutte le cartelle riuniscono i cinquemila messaggi dell’archivio.
Apriamo la cartella del cliente: qui troviamo novantasei messaggi di Studio Aurora.
Selezionando Commerciale, allarghiamo la vista ai settecentocinquanta messaggi dell’area.
Torniamo a tutte le cartelle. Cambia il perimetro della ricerca, senza spostare le email.
Consulta le schermate dei passaggi
