--- title: "Perché l’archivio non è uno specchio della casella" description: "Comprendi sincronizzazione incrementale, deduplica e cosa accade quando sposti o elimini un messaggio." language: it canonical: https://cercaposta.it/docs/explanation/archive-sync/ updated: 2026-09-19 publisher: WpWeb S.r.l. diataxis: explanation --- # Perché l’archivio non è uno specchio della casella CercaPosta conserva i messaggi acquisiti anche quando non sono più presenti nella casella di origine. La sincronizzazione aggiunge nuove email e aggiorna le provenienze dei messaggi riconosciuti; non riproduce automaticamente ogni cancellazione della casella nell’archivio. Questa distinzione spiega perché puoi ritrovare una vecchia email dopo aver riordinato la posta. ## Acquisizione e sincronizzazione incrementale Il primo passaggio acquisisce i messaggi compresi nel perimetro configurato. I passaggi successivi ripartono dallo stato mantenuto dal connettore, per cercare i cambiamenti senza rileggere inutilmente tutto lo storico. Tempi e avanzamento dipendono dal volume, dal server email e dai limiti del servizio. L’archivio non può conservare un messaggio che non ha mai acquisito. Un’email eliminata prima del primo passaggio, o in una cartella esclusa, non diventa disponibile solo perché hai collegato la casella. ## Un messaggio, più provenienze La deduplica riconosce messaggi già acquisiti. Se trova un’email nota in un’altra sorgente o posizione, può aggiungere quella provenienza invece di creare una nuova copia del contenuto. Per questo i contatori di elementi esaminati e nuovi messaggi non coincidono necessariamente. La collocazione nell’archivio può inoltre essere configurata dall’utente. I percorsi della casella e quelli mostrati in CercaPosta non devono essere identici: una destinazione o una regola di instradamento può organizzarli diversamente. ## Cancellare dalla casella non cancella dall’archivio | Evento sulla sorgente | Conseguenza da considerare | | --- | --- | | Arriva una nuova email | Può essere acquisita al passaggio successivo, se inclusa | | Un’email già acquisita viene eliminata | La copia nell’archivio rimane | | Un messaggio compare in un’altra posizione | La deduplica può riconoscerlo e aggiungere la provenienza | | Cambia il percorso di una cartella | Vanno ricontrollate esclusioni e regole legate al percorso | La riorganizzazione delle cartelle dell’archivio è un’operazione distinta dalla modifica della casella. Non usare le cancellazioni sulla sorgente come procedura per rimuovere dati da CercaPosta. ## Archivio e backup hanno scopi diversi L’archivio serve a consultare e ricercare contenuti. Il backup serve a ripristinare un sistema o i suoi dati dopo un problema. Anche un archivio richiede backup e una procedura di ripristino coerente con l’installazione scelta. Le politiche di conservazione e cancellazione dell’archivio devono essere definite dall’organizzazione. Per i ruoli e il trattamento dei dati consulta l’[informativa privacy](https://cercaposta.it/privacy?lang=it). Per il comportamento specifico dei connettori, compresa l’opzione POP3, vedi [sorgenti e formati](https://cercaposta.it/docs/reference/sources/). ## Le cartelle nell’archivio dimostrativo Questa ripresa mostra l’organizzazione risultante dall’importazione del PST demo: **Tutte le cartelle** contiene 5.000 messaggi; il ramo **Commerciale** ne contiene 750 e la sottocartella **Studio Aurora** 96. Cambiare cartella restringe l’elenco consultato senza spostare i messaggi. Il video passa da tutte le cartelle al cliente, al ramo Commerciale e poi torna all’archivio completo. I contatori si riferiscono a questa struttura sintetica. La ripresa illustra la consultazione delle cartelle, non una sincronizzazione con una casella esterna.

Dati dimostrativi · video reale con voce e sottotitoliConsultare l’archivio per area aziendale e cliente.

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In CercaPosta, tutte le cartelle riuniscono i cinquemila messaggi dell’archivio. Apriamo la cartella del cliente: qui troviamo novantasei messaggi di Studio Aurora. Selezionando Commerciale, allarghiamo la vista ai settecentocinquanta messaggi dell’area. Torniamo a tutte le cartelle. Cambia il perimetro della ricerca, senza spostare le email. [Scarica i sottotitoli](https://cercaposta.it/assets/demo/it/archive-folders.vtt)

Consulta le schermate dei passaggi

**Dati dimostrativi · schermata reale**Archivio demo con 5.000 email organizzate per area aziendale. · Apri la schermata a dimensione intera

**Dati dimostrativi · schermata reale**La sottocartella del cliente dimostrativo con 96 messaggi. · Apri la schermata a dimensione intera