Come scegliere un archivio email con AI

Quali email e archivi posso raccogliere?

CercaPosta collega Microsoft 365, Exchange Server on-premise, Gmail e caselle IMAP o POP3. Importa file PST, EML, mbox e ZIP. La sincronizzazione incrementale acquisisce i nuovi messaggi; la deduplica evita copie inutili. Per una migrazione, verifica volume, numero di caselle e formati prima di avviare l’importazione.

Vedi tutte le sorgenti supportate.

Posso trovare testo dentro PDF e scansioni?

CercaPosta indicizza il corpo delle email e il testo estratto dagli allegati, inclusi PDF e documenti Office. L’OCR riconosce il testo nelle scansioni e nelle immagini. La qualità del risultato dipende anche dalla leggibilità del documento: un’immagine sfocata, un file cifrato o un formato non leggibile possono richiedere una verifica.

Per esempio, puoi cercare una clausola contenuta in un contratto allegato anche quando non compare nell’oggetto dell’email.

Come funzionano le risposte AI con fonti?

CercaPosta cerca prima i passaggi pertinenti nell’archivio e li usa per costruire la risposta. Questa tecnica si chiama RAG: generazione supportata dal recupero di documenti. Le citazioni collegano la risposta a email e allegati consultabili, così puoi controllare contesto, date e formulazioni originali.

Una domanda possibile è: «Quali condizioni di rinnovo abbiamo concordato con questo fornitore?». La risposta dipende dai documenti disponibili e dai permessi dell’utente; va verificata sulle fonti prima di prendere decisioni.

Cloud o on-premise: cosa cambia?

Non esiste una scelta migliore per ogni azienda. Approfondisci l’installazione privata di CercaPosta e concorda requisiti e responsabilità prima del deployment.

Come vengono protetti gli archivi?

CercaPosta separa i dati per utente e supporta cifratura, autenticazione a due fattori, sessioni revocabili e audit. Le cartelle possono essere condivise in sola lettura con autorizzazioni esplicite. L’archiviazione conserva una copia dei messaggi; con POP3 mantieni attivo «Lascia sul server» per preservare la casella di origine. I solleciti di follow-up seguono un flusso dedicato con controllo umano.

Un archivio ricercabile non sostituisce una strategia di backup. Requisiti di conservazione, accessi e ripristino vanno definiti per l’organizzazione. Leggi l’informativa privacy di CercaPosta.

Cosa verificare in una prova?

1. Scegli un campione rappresentativo di email, PDF e scansioni.
2. Verifica importazione, duplicati e messaggi non elaborati.
3. Cerca informazioni di cui conosci già la posizione.
4. Fai domande all’AI e apri le fonti citate.
5. Controlla accessi, condivisioni e utilizzo da web, mobile e desktop.
6. Confronta spazio, utenti, quote AI e servizi del piano.

I prezzi aggiornati sono nei piani CercaPosta. Per confrontare le alternative consulta il confronto con MailStore, Purview e Google Vault, con fonti e data di verifica.

Glossario essenziale

OCR

Riconoscimento del testo contenuto in un’immagine o in una scansione.

Ricerca full-text

Ricerca nei testi indicizzati di email e allegati, oltre a oggetto e mittente.

RAG

Uso dei documenti recuperati dalla ricerca per costruire una risposta AI collegata alle fonti.

Deduplica

Riconoscimento dei messaggi già acquisiti per evitare copie inutili.

On-premise

Installazione nell’infrastruttura scelta e governata dall’organizzazione.